środa, 1 kwietnia 2015

BUSINESSMAMA #3 - DOTACJA Z URZĘDU PRACY NA PODJĘCIE DZIAŁALNOŚCI

Kiedy podejmiemy decyzję o założeniu firmy możemy w swoim Powiatowym Urzędzie Pracy starać się o przyznanie jednorazowych środków z Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej (jednoosobowej - nie można uzyskać dotacji gdy chce się prowadzić spółkę). Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie każdy może o takie środki wnioskować. Dla kogo więc taka dotacja?

źródło/source: http://urzadpracy.info
O dotację mogą się starać osoby bezrobotne zarejestrowane w Urzędzie Pracy (w Polsce), przy czym niektóre urzędy stawiają dodatkowy wymóg określający minimalny okres (np. miesiąc) pozostawania zarejestrowanym, poprzedzający złożenie wniosku o przyznanie środków na podjęcie działalności gospodarczej. Nie mogą to być jednak osoby, które posiadają (lub posiadały) wpis do ewidencji działalności gospodarczej w przeciągu 12 miesięcy od złożenia wniosku o dotację. Bywa, że Powiatowe Urzędy Pracy dysponując ograniczoną ilością środków, wprowadzają dodatkowe ograniczenia, bądź preferują określone grupy docelowe, warto więc przyd złożeniem wniosku dopytać szczegółowo o wymagania. Po złożeniu kompletnego wniosku urząd ma 30 dni na wydanie decyzji.

Jak wspomniałam na początku - dotację można otrzymać jedynie na założenie firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie jest to jednak jedyne ograniczenie. Warto pamiętać już na etapie tworzenia zestawienia (i uzasadnienia) wydatków, że nie wszystkie będą mogły zostać pokryte ze środków z Funduszu Pracy. Zakres możliwego finansowania będzie również zależny od rodzaju planowanej działalności. Co to oznacza w praktyce? Środki uzyskane z dotacji nie będą mogły zostać przeznaczone na koszty typu: składki ZUS, należności dla Urzędu Skarbowego, wynajem lokalu. Nie będą mogły zostać również przeznaczone na środki niezwiązane bezpośrednio z działalnością, np. projektant nie będzie mógł przeznaczyć dotacji na zakup samochodu, nawet jeśli każde zlecenie musi poprzedzić dojazdem w miejsce przewidywanego lokalizowania projektowanej przez niego inwestycji. Ważną kwestią jest również to, że zakupić można jedynie towary nowe. Urzędy Pracy ściśle określają też jaka część dotacji może zostać przeznaczona na zakup towarów do sprzedaży czy materiałów do produkcji oraz na cele reklamowe. Należy więc przed wypełnieniem wniosku dokładnie zorientować się, które wydatki będą mogły zostać pokryte z dotacji.

Bardzo istotną kwestią jest to, że pomimo iż wiele się mówi o tym, że jest to dotacja, a nie pożyczka, może okazać się, że będziemy zmuszeni do zwrotu uzyskanej sumy wraz z odsetkami. Będzie to miało miejsce, gdy podejmiemy dowolną inną formę zatrudnienia w przeciągu roku od rozpoczęcia działalności, bądź w tym czasie działalność zawiesimy lub zamkniemy. Może się zdarzyć, że okres ten będzie dłuższy (np. we Wrocławiu jest to 15 miesięcy). Innym powodem do cofnięcia dotacji jest wydatkowanie jej niezgodnie z ustaleniami - nawet jeśli jeden towar założony w kosztorysie okaże się tańszy, a inny droższy, nie możemy sami decydować o przesunięciu środków, nie możemy też wydatkować ich na rzeczy w planie wydatków nieuwzględnione. Ty również warto zapoznać się dokładnie z wymogami stawianymi przez nasz Urząd Pracy, aby dotacja mogła zostać uznana za bezzwrotną.

W związku z tym, że nie ma jednolitego wniosku i każdy Powiatowy Urząd Pracy dysponuje własnym wzorem, nie będę omawiać krok po kroku jego wypełniania, tym bardziej, że mając wcześniej opracowany biznesplan wypełnienie formularza nie nastręczy nam szczególnych problemów. Dlaczego więc powstał ten post? Ponieważ jak wiemy, urzędy to papiery, papiery i jeszcze raz papiery, chciałabym skupić się na tym co należy do wniosku dołączyć. Jest to o tyle istotne, że konieczność uzupełnienia wniosku powoduje, że z chwilą doniesienia brakujących dokumentów, 30-dniowy czas na wydanie decyzji ponownie się rozpoczyna, warto więc zminimalizować ryzyko odsuwania decyzji w czasie.

1. Dokumenty potwierdzające doświadczenie umożliwiające podjęcie danej działalności gospodarczej
Dobrze jest wszystkie kserokopie potwierdzić w Urzędzie Pracy za zgodność z oryginałem.  Są one dla urzędów bardzo istotne, bo wiele mówią o tym, czy wnioskujący o dotację będzie w stanie daną działalność prowadzić. Mogą to być dyplomy ukończenia studiów, świadectwa pracy, ale i dyplomy z zawodów sportowych (np. konkursy taneczne), portfolia fotograficzne czy wykonanych witryn internetowych. Im więcej jesteśmy w stanie zaprezentować tym lepiej, oczywiście w zakresie planowanej działalności - jeśli chcemy pracować jako fotografem dziecięcy, mało istotne będą nasze osiągnięcia np. na przeglądach piosenki. Pozytywnie na ocenę naszego wniosku  wpłynie również zaświadczenie o odbyciu szkolenia z zakresu zakładania i prowadzenia działalności, w wielu urzędach jest ono wręcz obowiązkowe.

2. Oświadczenia poręczycieli
Obok zablokowania środków na rachunku bankowym, jest to moim zdaniem najkorzystniejsze rozwiązanie (osobiście odradzam wszelkie weksle in blanco). Trzeba tu jednak pamiętać, że jeśli nasz poręczyciel ma małżonka, z którym jest we wspólnocie majątkowej, to i on będzie musiał podpisać oświadczenie. Niektóre urzędy przywiązują też istotną wagę do kwestii stanu cywilnego osób nie będących w związku małżeńskim (co, szczerze mówiąc, nie wiem z czego wynika). Lepiej w takich przypadkach nie używać określenia "wolny/wolna", a (zależnie od sytuacji) kawaler/panna, rozwiedziony/rozwiedziona, wdowiec/wdowa, inaczej może się zdarzyć, że zostaniemy wezwani do złożenia kolejnych oświadczeń wolnych poręczycieli, doprecyzowujących ich stan cywilny. Może się to wydawać śmieszne, ale naprawdę się zdarza. ;)

3. Uzasadnienie wydatków
Im szczegółowiej zostanie przedstawione, tym lepiej, zwłaszcza jeśli planujemy zakupić specjalistyczny sprzęt - osoba sprawdzająca nasz wniosek może nie mieć pojęcia co w naszym przypadku jest naprawdę niezbędne i ta niewiedza może prowadzić do redukcji wydatków o te, uznane przez nią za niekonieczne. Warto więc uzasadnić każdy wydatek, nawet ten, który wydaje nam się całkowicie oczywisty (np. materiały biurowe).

4. Udokumentowanie prawa do lokalu, w którym ma być prowadzona działalność
Tu najprostsza sytuacja jest, gdy jesteśmy właścicielami danego lokalu - wystarczy kserokopia (potwierdzona za zgodność z oryginałem) aktu notarialnego potwierdzającego nasze prawo do lokalu. Jeśli jednak lokal należy do kogoś innego, choćby to było mieszkanie, w którym jesteśmy zameldowani od lat - musimy wskazać właściciela (najlepiej - kserokopia aktu notarialnego), wraz z jego zgodą na prowadzenie w danym miejscu działalności gospodarczej (koniecznie na czas nieokreślony) lub umową (może być przedwstępna) najmu. Jeśli w danym obiekcie planujemy przyjmować klientów warto załączyć jego zdjęcia, choć i tak nie wyklucza to sytuacji, gdy miejsce przyszłego prowadzenia działalności będzie chciał obejrzeć przedstawiciel Urzędu Pracy. Dodam jeszcze, że jeśli firma zarejestrowana będzie w jednym miejscu (np. w naszym mieszkaniu), a działalność prowadzona będzie gdzie indziej (np. w wynajętym sklepie), to załączyć musimy dokumenty dla obu tych miejsc.

5. Udokumentowanie posiadanego sprzętu, funduszy
Jeśli we wniosku zadeklarujemy posiadanie jakiegoś sprzętu i/lub dodatkowych funduszy, co jest zalecane, dobrze jest załączyć potwierdzenie, że nimi faktycznie dysponujemy, np. w formie oświadczenia, choć nie zawsze urzędnicy tego wymagają. Jeżeli jednak zadeklarujemy, że będziemy korzystać z jakiegoś użyczonego sprzętu np. komputera czy samochodu, to choćby należały one do naszego małżonka, z którym mamy wspólnotę majątkową, będzie musiał napisać oświadczenie, że wyraża zgodę (oczywiście na czas nieokreślony) na używanie danego sprzętu w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

6. Listy intencyjne od firm/osób chętnych do współpracy, ankiety potencjalnych klientów
Bardzo dobrze o tym, że zrobiłyśmy rozpoznanie rynku, nasz biznes jest przemyślany, zaplanowany, a my same poważnie traktujemy jego rozwój, świadczą listy intencyjne (albo ankiety wypełnione przez osoby zainteresowane naszymi towarami i usługami) załączone do wniosku o dotację. Oczywiście, aby móc je załączyć trzeba faktycznie dokonać rozpoznania rynku - możemy przejść się po firmach informując o tym, że planujemy założenie działalności, przedstawić propozycję współpracy, zorientować się, czy dana firma jest nią zainteresowana. Możemy przeprowadzić ankiety wśród osób prywatnych, aby zorientować się na to, czy na nasz towar lub usługę będzie zapotrzebowanie. Nam samym również da to informację na ile przedsięwzięcie ma szansę powodzenia.

7. Formularz Pomocy de minimis
Z rozmów z przyszłymi przedsiębiorcami zauważyłam, że najwięcej osób ma z jego wypełnieniem problemy - wynika to z faktu, że przygotowany jest pod istniejącą firmę, a przecież osoba starająca się o dotację działalności jeszcze nie prowadzi. Wprowadza to czasem bezrobotnych w błąd, sugerując, że powinni założyć firmę zanim zaczną starać się o środki, warto więc przed wypełnieniem tego formularza odwiedzić Urząd Pracy i poprosić o pomoc, żeby mieć pewność, że zrobi się to zgodnie z urzędowymi oczekiwaniami.

Powyższe zestawienie zawiera wszystkie niezbędne załączniki, może się okazać jednak, że urząd wezwie nas do uzupełnienia wniosku o inne, które mogą nas czasem zaskoczyć. Rozmawiając z jednym z wnioskodawców dowiedziałam się, że musiał udostępnić wniosek np. o oświadczenie, że nie posiada numeru NIP, inny z kolei musiał donieść oświadczenie poręczyciela - kawalera, o tym, że nie ma żony (tak, nie ma to zupełnie nic wspólnego z tym, że dziś 1 kwietnia). Nie jestem więc w stanie wymienić wszystkiego, o co urzędnicy mogą poprosić. Jestem jednak zdania, że choć wymaga to zachodu, to warto próbować taką dotację pozyskać, aby w przypadku pozytywnej decyzji móc przeznaczyć własne środki na to, czego z dotacji pokryć nie można.

Pamiętajmy, że nawet w przypadku otrzymania decyzji pozytywnej o dofinansowaniu, działalność możemy rozpocząć dopiero po podpisaniu umowy z Urzędem Pracy, zgodnie z wytycznymi w niej określonymi. Jeśli zarejestrujemy ją prędzej nie tylko przepadnie nam prawo do dotacji, ponieważ przestaniemy być osobami bezrobotnymi, ale również po raz kolejny o dotację będziemy mogli starać się nie wcześniej niż po roku od zamknięcia owej działalności.

3 komentarze:

  1. Kurcze, końskie zdrowie trzeba mieć do tych wszystkich zawiłości ;) wiem, gdzie wpaść, keidy juz sie zdecyduję... ;)

    OdpowiedzUsuń
  2. Końskie zdrowie to trzeba mieć, bo i tak, nawet jeśli się będzie miało wszystko na tip-top nie ma pewności, że nie zostanie się zawezwanym dla jakiejś bzdury, żeby czas na decyzję "leciał" od nowa. Na pocieszenie dodam, że czasami pracownicy stosują taki zabieg, bo wniosek rokuje dobrze, ale na daną chwilę nie ma środków na dotację, a opóźnienie decyzji może spowodować, że zdążą napłynąć. ;)

    OdpowiedzUsuń