piątek, 20 lutego 2015

BUSINESSMAMA #2 - BIZNESPLAN

W poprzednim poście wspominałam o pierwszych dwóch krokach na drodze do bycia samemu sobie sterem, żeglarzem i okrętem, jakimi są określenie profilu działalności i wybór sposobu jej prowadzenia. Zapowiedziałam również w kolejnym poście z serii BUSINESSMAMA napisać o biznesplanie i tym, czy właściwie jest nam do czegokolwiek potrzebny.

źródło/source: http://www.etohum.com/4-farkli-yaklasima-uygun-4-farkli-is-plani
Jak się zapewne można domyślić, skoro zdecydowałam mu się poświęcić cały osobny post, biznesplan jest istotnym narzędziem planistycznym, jeśli planujemy być samemu sobie szefem. Definiuje się w nim główne cele, jak również strategię przedsiębiorstwa.  Zawierać będzie informację o sytuacji aktualnej firmy, dotychczasowych  osiągnięciach (jeśli jest pisany już w trakcie jej prowadzenia, o czym wspominam, bo nie jest to dokument, do którego raz napisanego nie trzeba wracać), ale przede wszystkim będzie prognozą przyszłości firmy pomagając przewidzieć przyszłe korzyści finansowe oraz czynniki ryzyka je ograniczające.  

Biznesplan będzie pełnił istotną funkcję nie tylko wewnątrz firmy pomagając wytyczyć cele i metody ich realizacji, wskazać zagrożenia, które pomogą opracować rozwiązania alternatywne oraz ułatwiając nadzór nad realizacją celów, umożliwiając w porę zmianę przyjętej strategii, gdy efekty za bardzo zaczną odbiegać od założeń i lepsze dopasowanie jej do zmieniającego się rynku (to dlatego co jakiś czas wraca się do gotowego dokumentu). Analiza finansowa w biznesplanie pomoże określić ilość środków niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia, co ułatwi poszukiwanie ich źródeł, jeśli sami dysponujemy wystarczającą sumą. I tu dochodzimy do zewnętrznej funkcji biznesplanu to istotny dokument w komunikacji np. z inwestorami - prawidłowo sporządzony będzie w stanie przekonać o powodzeniu planowanej inwestycji, dlatego jest niezbędny, jeśli chcemy ubiegać się o finansowe wsparcie w realizacji przedsięwzięcia - dotacje, pożyczki, kredyty, itp.

Przygotowując biznesplan musimy sobie odpowiedzieć na pytanie w jakim celu go tworzymy. Inaczej będzie wszak wyglądał dla działającej firmy, która planuje poszerzenie/zmianę rodzaju czy obszaru wykonywanej działalności, a jeszcze inaczej dla przedsiębiorstwa wchodzącego na rynek (czyli zapewne większości z Was). Opracowując biznesplan dla jakiegoś przedsięwzięcia należy pamiętać, by cel tegoż przedsięwzięcia był spójny z założeniami firmy. Kolejnym krokiem będzie opracowanie niezbędnych analiz rynku, potencjalnych klientów, konkurencji, możliwości pozyskania wsparcia finansowego etc.. Warto tutaj zaangażować kogoś do pomocy, nawet jeśli firmę na początku będziecie zamierzały prowadzić same - opinia partnera, rodzica, czy przyjaciółki to zawsze inny punkt widzenia, mogący dostrzec kwestie, których samemu się nie zauważyło. Kiedy opracujemy już roboczą wersję biznesplanu warto przedstawić ją do oceny zaufanej osobie (jeśli mamy obawy, że inna podkradnie nasz pomysł). Jej świeże spojrzenie pozwoli wychwycić błędy czy zagrożenia, które nam umknęły. Dopiero wtedy, kiedy wszystkie osoby zaangażowane w projekt są zdania, że wszystko jest w porządku, można uznać wersję biznesplanu za ostateczną. Wtedy warto wydrukować ją sobie w dwóch kopiach, z których jedna trafi do segregatora, w którym będziemy zbierać kolejne biznesplany, a na drugą będziemy nanosić swoje uwagi, korekty w trakcie realizacji swojego przedsięwzięcia, co pozwoli opracować kolejny biznesplan dostosowany do lepiej poznanego, poprzez wykonywanie działalności rynku.

Nasz biznesplan (o ile np. instytucja finansująca nie narzuci mu innej formy) będzie składał się 7 podstawowych punktów, z których pierwszy, pomimo iż znajdujący się na samym początku, będzie pisany jako ostatni.

1. Synteza przedsięwzięcia
To zbiorcze zestawienie najistotniejszych informacji. Pozwoli osobom zainteresowanym na wstępne zapoznanie się z projektem, dlatego warto ją dopracować tak, by potrafiła zainteresować czytającego i zachęcić do zapoznania się z całym biznesplanem. Pisana jest na końcu, ponieważ wtedy mamy już wszystkie niezbędne dane pochodzące z analiz. Powinna zawierać opisane skrótowo takie informacje jak:
a) cel opracowania biznesplanu,
b) opis produktu i rynku (klienci, konkurenci, etc.),
c) opis spodziewanych korzyści (dla klientów, dla firmy),
d) doświadczenie przedsiębiorcy realizującego projekt,
e) ilość środków niezbędna do realizacji przedsięwzięcia,
f) szacowane korzyści finansowe z realizacji przedsięwzięcia.

2. Informacje dotyczące firmy i usług/produktów
W tej części  powinien się znaleźć opis firmy, jej dane teleadresowe, profil jej działalności (w tym kody PKD). Przeredagowując ten punkt w późniejszym czasie, gdy firma będzie już działać, będziemy musiały uzupełnić go o jej historie (kluczowe wydarzenia) oraz o jej pozycję na rynku w branży, w której działa. To również miejsce, w którym warto napisać o sobie, jako właścicielu, szczególnie jeśli mamy doświadczenie, którym możemy się pochwalić i/lub o kadrze zarządzającej i jej atutach (jeśli takową planujemy zatrudnić).
To również dobre miejsce na analizę SWOT (od. Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threaths) planowanej działalności, czyli opis czynników wewnętrznych (mocnych i słabych stron firmy) oraz czynników zewnętrznych (szans i zagrożeń stwarzanych przez otoczenie, rynek, ustawodawstwo etc.) sprzyjających jej wejściu na rynek bądź je utrudniających. Ważne jest, by nie pomijać czynników negatywnych (słabych stron i zagrożeń), szczególnie jeśli staramy się o finanse ze źródeł zewnętrznych - przedstawienie ich, wraz z proponowanymi sposobami przeciwdziałania im uwiarygodni nasz biznesplan oraz poprze rzetelność prowadzonych analiz.

3. Opis oferowanych usług i produktów
W punkcie drugim opisując czym zajmować się będzie (zajmuje się) nasza firma wspomniałyśmy ogółnie o oferowanych przez nią produktach/usługach. W tym punkcie należy rozwinąć ten temat. Zawartość tej części biznesplanu powinna dokładnie określać produkt/usługę jaki/ą zamierzamy zaoferować, w szczególności unikalne cechy, które wyróżnią go/ją na rynku, warto tu wspomnieć np. o dostawcy, technologii produkcji, użytych materiałach. Przydatne jest też określenie szacunkowego kosztu, załączenie zdjęcia, jeśli takim dysponujemy. Istotne jest by pokazać unikalność oferowanego produktu/usługi na tle konkurencji.

4. Charakterystyka inwestycji
To miejsce, w którym należy dokładnie opisać ile środków będziemy potrzebowali na realizację swojego przedsięwzięcia i na co dokładnie, najlepiej z uzasadnieniem, co ułatwi ewentualne zmiany jeśli okaże się, że dysponujemy inną niż zakładana wielkością budżetu. Dobrze jest planowane wydatki rozpisać w jak najbardziej szczegółowo uwzględniając również wydatki na reklamę, towary, czy wydające się mało istotnymi rzeczy materiały eksploatacyjne takie jak np. papier czy toner do drukarki. Należy również wskazać źródła finansowania poszczególnych wydatków (środki własne, kredyt, dotacja, etc.), pamiętając o tym, że jeśli zamierzamy skorzystać z dotacji, należy wcześniej upewnić się, czy dana rzecz może być z niej sfinansowana.
Dlaczego tak istotne jest szczegółowe rozpisanie wydatków? Jeśli będziemy starać się np. o jednorazowe środki z Funduszu Pracy (z Powiatowego Urzędu Pracy) czy z Funduszy Unijnych nie tylko nie będziemy mogli przeznaczyć pozyskanych środków na tzw. koszty niekwalifikowalne,  ale także na zakup niezbędnych towarów i usług, które nie zostały wymienione w planie wydatków, nawet jeśli instytucja, która dotacji udziela, normalnie uznałaby je za koszty kwalifikowalne (czyli takie, na które dotacja może być przeznaczona).

5. Charakterystyka rynku i strategia marketingowa
Bardzo istotne w tej części jest przeanalizowanie jak kształtuje się sytuacja na rynku w branży, w której zamierzamy działać, wraz z jej trendami rozwojowymi,  bardziej ryzykowne jest bowiem podejmowanie działań w branży, która już w chwili rejestracji naszej działalności jest przesycona podobnymi  firmami. Należy tutaj określić jak silną będziemy miały konkurencję, wskazać najsilniejszych konkurentów.
W tej części biznesplanu powinnyśmy również nakreślić charakterystykę klienta dla którego przeznaczony będzie dany produkt lub usługa oraz nakreślić (w liczbach) popyt na nią  - ilu klientów, w jakiej ilości i z jaką częstotliwością ja zakupi, najlepiej popierając te dane badaniami rynku, bo to, że my jesteśmy o czymś przekonane, jeszcze nie znaczy, że tak jest.
Analizując dane z poprzedniego akapitu należy ustalić odpowiednia strategię marketingową, na którą będzie się składać m.in. określenie takich kwestii jak:
- kanał dystrybucji - czy będzie to usługa oferowana przez internet, czy w punkcie stacjonarnym, czy może może dojeżdżając do klienta (tu nie chodzi tylko o sprzedaż bezpośrednia ale np. fryzjerstwo, usługi kosmetyczne);
- cena - za jaką kwotę będziecie dany towar/towary sprzedawać lub świadczyć usługi, czy możecie sobie pozwolić na ustalenie wyższej ceny ze względu na unikatowość oferty na rynku;
- reklama - jak zamierzasz informować o swojej ofercie, czy postawisz na internet (własna strona i/lub socialmedia, portale z ogłoszeniami) , a może ulotki, billboardy, przedstawianie oferty w bezpośrednim kontakcie z klientem.
Wskazane jest również określenie dlaczego obraną strategię marketingową uważamy za najkorzystniejszą, wyszczególnienie z jakimi wydatkami dla firmy będzie się ona wiązać, jak również przedstawienie ich kosztorysu.

6. Analiza finansowa
Ta część biznesplanu zawierać będzie zestawienie prognozowanych wydatków oraz dochodów związanych z realizacją naszego przedsięwzięcia. Znajdą się w niej wydatki inwestycyjne, koszty (stałe i zmienne) związane z realizacją przedsięwzięcia,  planowane zyski ze sprzedaży towarów/usług, bilans zysków i strat. Wskazane jest podzielenie wspomnianych prognoz na okresy: miesięczne lub kwartalne, czasem narzuci to instytucja finansująca nasze przedsięwzięcie i będzie nas rozliczać z realizacji wydatków inwestycyjnych zgodnie z ich harmonogramem.


7. Analiza rentowności inwestycji
Jeśli w dane przedsięwzięcie zamierzamy zainwestować swoje środki - czy to aktualnie posiadane, czy to pozyskane z kredytu, który będziemy spłacać, niezbędnym elementem biznesplanu staje się wyliczenie rentowności przedsięwzięcia. Mówiąc prosto - pomoże nam ona określić ile towarów/usług musimy sprzedać, żeby zacząć zarabiać i po jakim czasie zwrócą się poniesione nakłady inwestycyjne.
UWAGA: Jeśli realizacja przedsięwzięcia nie przyniesie oczekiwanej rentowności, niezbędna będzie zmiana założeń lub nawet rezygnacja z inwestycji.


Napisałyśmy biznesplan i co dalej? Ocenić, wdrożyć, monitorować!

Pisząc biznesplan, w szczególności ten pierwszy, zapewne nie uda nam się uniknąć błędów, dlatego po napisaniu biznesplanu należy go sprawdzić i ocenić. Upewnijmy się, że cel przedsięwzięcia jest zgodny z misją naszej przyszłej firmy np. jeśli chcemy zajmować się sprzedażą ekskluzywnych towarów nie powinnyśmy zakładać w biznesplanie handlu tandetą "made in china", jeśli chcemyz prowadzić sklep "eko" nie zakładajmy w nim produktów nieekologicznych, czy typu instant. Upewnijmy się, że przeprowadzane wyliczenia mają oparcie w danych rzeczywistych, np. zakładając na cele reklamowe 10 tys. zorientujmy się co w tej kwocie zaoferują nam agencje marketingowe (czy drukarnie, jeśli mamy swój pomysł), czy jest to wystarczające. Zweryfikujmy jeszcze raz, czy wszystkie istotne wydatki zostały uwzględnione w planie, oraz czy nie określiłyśmy nierealnych do osiągnięcia efektów. Upewnijmy się, że nie zignorowałyśmy potencjalnych konkurentów, a na nasz produkt/usługę jest zapotrzebowanie. Sprawdźmy czy całość dokumentu jest spójna, następnie poprawmy ewentualne błędy stylistyczne, ortograficzne i interpunkcyjne. Potem najlepiej przedstawić swój biznesplan do weryfikacji i oceny zaufanej osobie, która nie brała udziału w jego opracowywaniu, pomoże ona wychwycić niespójności i niejasności, które dla twórcy dokumentu (zwłaszcza po długim czasie z nim spędzonym) są oczywiste, ale nie muszą takie być np. dla pracownika banku, który będzie oceniał nasz biznes plan w celu wydania decyzji kredytowej.

W momencie rozpoczęcia działalności (czy jej rozszerzenia) zaczynamy wdrażać założenia biznesplany oraz je monitorować. Co jakiś stały okres czasu np. na koniec każdego miesiąca, należy przeanalizować czy wszystkie zakładane na ten okres działania/zakupy zostały zrealizowane, czy musiały zostać dokonane zmiany w realizacji biznesplanu (pozytywne lub negatywne), a jeśli tak to dlaczego, które jego założenia okazały się błędne i jakie należy wprowadzić w nich korekty. Wnioski z tej analizy posłużą nie tylko do opracowania nowego biznesplanu, ale i jako wskaźnik pomagający lepsze zarządzanie prowadzoną firmą.


Tak pokrótce zapoznałyśmy się z tematem biznesplanu, jeśli chcecie poszerzyć swoja wiedzę w tym zakresie, warto skorzystać z usług doradcy, a przy ograniczonych funduszach i czasie - z platform e-learningowych oferujących różne szkolenia dla obecnych i przyszłych przedsiębiorców. Wiele z nich dostępnych jest całkowicie nieodpłatnie np. te organizowane przez Akademię PARP.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz